Η ακρίβεια και η αύξηση των τιμών επηρεάζει όχι μόνο καταναλωτές αλλά και επιχειρήσεις. Από την αύξηση του ρεύματος, την εκτόξευση των ενοικίων, των υλικών και του εργατικού κόστους, όλες οι επιχειρήσεις έχουν ή θα έπρεπε να έχουν ένα πλάνο συγκράτησης ή πιο έξυπνης κατανομής των εξόδων τους.
Η μείωση του κόστους για μία επιχείρηση μπορεί να αναλυθεί σε δύο επίπεδα. Το ένα αφορά τον βασικό περιορισμό εξόδων (Cost-Cutting) όπως το να χρησιμοποιεί λιγότερο ενεργοβόρες συσκευές και το άλλο στη βελτιστοποίηση λειτουργιών και εξόδων (Spend Optimization). Πιο συγκεκριμένα η βελτιστοποίηση λειτουργιών και εξόδων έχει να κάνει με την χρήση έξυπνων εργαλείων και μεθόδων με τη χρήση της τεχνολογίας που θα βελτιώσουν τη λειτουργία της επιχείρησης, θα εξοικονομήσουν πόρους και θα την κάνουν πιο παραγωγική.
Σας παραθέτουμε μερικούς τρόπους για τη βελτιστοποίηση λειτουργιών που θα οδηγήσουν σε μείωση κόστους και αύξηση της παραγωγικότητας την επιχείρησή σας.
Χρησιμοποιήστε υπηρεσίες ανάλογα με τις ανάγκες σας
Κάντε μια προσεκτική καταγραφή των αναγκών των υπαλλήλων και των τμημάτων σε προγράμματα και υπηρεσίες που χρησιμοποιούν. Με αυτόν τον τρόπο θα έχετε ακριβή εικόνα της χρήσης εργαλείων που απαιτεί η καθημερινή σας λειτουργία. Έτσι αξιοποιώντας υπηρεσίες με μοντέλο πληρωμής pay-as-you-go μπορείτε να πληρώνετε στην κλίμακα που αρμόζει στις ανάγκες σας και όχι παραπάνω.
Αξιοποιήστε υπηρεσίες αποθήκευσης cloud
Τα έντυπα έγγραφα, οι φάκελοι και το ογκώδες φυσικό αρχείο κοστίζει σε χώρο που καταλαμβάνει και σε χρόνο που καταναλώνει στους εργαζόμενους για την αναζήτηση και εύρεση αρχείων. Εκτός αυτού δημιουργεί και ζητήματα ασφάλειας δεδομένων. Πολλά σημαντικά έγγραφα πρέπει να διασφαλίζονται και ο καλύτερος τρόπος για να γίνει αυτό είναι η ψηφιοποίηση και η μεταφορά τους σε online server αποθήκευσης (cloud).
Προτιμήστε μια συνδρομή υπηρεσίας από μια αγορά
Υπάρχουν πολλές συσκευές και προγράμματα που αν δεν χρησιμοποιούνται σε μεγάλο βαθμό τότε είναι πολύ πιθανό να σας κοστίζουν περισσότερο από το όφελος που σας προσφέρουν. Επιπλέον η επισκευή και η συντήρηση μηχανημάτων όπως για παράδειγμα ενός στόλου εκτυπωτών, κοστίζει πολύ αν πρέπει να απασχολεί πολύτιμες ώρες από το τμήμα IT, το Procurement και το τεχνικό τμήμα.
Αξιοποιήστε την τεχνολογία για πιο έξυπνη χρήση γραφείων
Η ενοικίαση και συντήρηση γραφείων είναι για πολλές επιχειρήσεις ένα από τα πιο σημαντικά και μάλιστα μη ελαστικά κόστη. Κάντε μια χαρτογράφηση των εργασιών και των ρόλων που μπορούν να γίνονται εξίσου καλά απομακρυσμένα. Αξιοποιήστε την τεχνολογία για απομακρυσμένη εργασία αλλά και προγράμματα που βοηθούν στην διαχείριση projects, εγκρίσεων και διαδικασιών ώστε να μη χρειάζεται η φυσική παρουσία. Αξιοποιήστε μικρότερους χώρους και κοινά γραφεία η χρήση των οποίων θα εναλλάσσεται ανάλογα με τη φυσική παρουσία των υπαλλήλων.
Καλύψτε πολλές ανάγκες ενοποιημένα
Κάνοντας την προσεκτική χαρτογράφηση αναγκών και χρήσης προγραμμάτων / συσκευών του προσωπικού που αναφέραμε παραπάνω μπορείτε να ενοποιήσετε τις ανάγκες πολλών τμημάτων κάτω από μία συσκευή ή ένα πρόγραμμα. Έτσι αντί να έχετε δύο συσκευές που εξυπηρετούν δύο διαφορετικά τμήματα, εξετάστε το ενδεχόμενο να τις αντικαταστήσετε με μία πολυλειτουργική, η οποία θα προσφέρει υψηλότερη απόδοση αλλά και οικονομίες κλίμακας για την επιχείρησή σας.
Μειώστε τα κόστη της διαχείρισης
Απλοποιήστε διαδικασίες όσο μπορείτε και όσο αυτό βοηθά στην παραγωγικότητά σας. Μειώστε τον αριθμό και τη διάρκεια συναντήσεων ή μειώστε τον αριθμό των συμμετεχόντων στους απολύτως απαραίτητους. Αξιοποιήστε software που αυτοματοποιούν την αρχειοθέτηση, το project management, την online διαχείριση εγγράφων και δεδομένων όπως ηλεκτρονικές συμβάσεις και υπογραφές για να εξοικονομήσετε χρόνο.
Κάντε outsourcing
Σύμφωνα με το Forbes οι επιχειρήσεις θα πρέπει να επικεντρώνονται στις βασικές τους εργασίες και να αφήσουν αυτές της δεύτερης προτεραιότητας σε εξωτερικούς συνεργάτες. Με αυτόν τον τροπο μειωνονται τα πιθανά προβλήματα που προκαλούνται από την έλλειψη εξειδίκευσης μέσα στον οργανισμό και αυξάνεται η ποιότητα του παραγόμενου αποτελέσματος. Τέλος κάνοντας outsourcing μπορεί μια επιχείρηση να χρησιμοποιεί αυτές τις υπηρεσίες μόνό όταν τις χρειάζεται εξοικονομώντας έτσι επιπλέον κόστη.
🔑 Η Λύση για την Ολοκληρωμένη Βελτιστοποίηση: Therefore™ της Canon
Όπως αναλύσαμε, η ουσία της μείωσης κόστους βρίσκεται στη βελτιστοποίηση των λειτουργιών, την ψηφιοποίηση των αρχείων, την αυτοματοποίηση των διαδικασιών και τη σωστή διαχείριση των εγγράφων.
Η OpenSky, ως επίσημος συνεργάτης της Canon, παρέχει το κορυφαίο λογισμικό Therefore™, το οποίο αποτελεί την ιδανική λύση που καλύπτει ενοποιημένα τις ανάγκες σας σε όλα τα παραπάνω επίπεδα:
- Αρχειοθέτηση στο Cloud & Μείωση Κόστους Χώρου: Ψηφιοποιεί και αποθηκεύει όλα τα έντυπα έγγραφα με ασφάλεια στο cloud, απελευθερώνοντας φυσικό χώρο και χρόνο αναζήτησης.
- Αυτοματοποίηση & Μείωση Κόστους Διαχείρισης: Αυτοματοποιεί τις χρονοβόρες ροές εργασίας (workflows), όπως εγκρίσεις τιμολογίων ή συμβάσεων, μειώνοντας δραστικά το κόστος εργατικών ωρών.
- Ασφάλεια και Συμμόρφωση (Compliance): Το Therefore™ λειτουργεί ως ο κεντρικός, θωρακισμένος χώρος αποθήκευσης για όλα τα κρίσιμα εταιρικά σας δεδομένα. Επιτρέπει τον λεπτομερή έλεγχο πρόσβασης (role-based access), διασφαλίζοντας ότι μόνο τα άτομα με τη σωστή εξουσιοδότηση μπορούν να δουν, να επεξεργαστούν ή να διαγράψουν ευαίσθητα αρχεία. Επιπλέον, καταγράφεται πλήρες ιστορικό (audit trail) κάθε ενέργειας, ώστε να γνωρίζετε ανά πάσα στιγμή ποιος έκανε τι και πότε, θωρακίζοντας την επιχείρησή σας από εσωτερικούς και εξωτερικούς κινδύνους ασφαλείας.
Μεταμορφώστε τον Τρόπο που Δουλεύετε!
Εάν θέλετε να εφαρμόσετε έξυπνες λύσεις βελτιστοποίησης, να μειώσετε τα λειτουργικά σας κόστη και να αυξήσετε την παραγωγικότητα της επιχείρησής σας μέσω του λογισμικού Therefore™, η OpenSky είναι ο συνεργάτης που χρειάζεστε.
Μην περιορίζεστε στο Cost-Cutting. Ξεκινήστε τη Spend Optimization σήμερα!