document print services

Document Management Services από την OpenSky.

Η αυτοματοποίηση στην υπηρεσία της επιχείρησής σας.

Με την υπηρεσία Document Management η OpenSky εφαρμόζει στην επιχείρησή σας την αυτοματοποίηση στο πρώτο και πιο βασικό επίπεδο οργάνωσης και λειτουργίας της: τα αρχεία, τις διαδικασίες και τις εργασίες. Έτσι εξοικονομείτε χρόνο, αποκτάτε ευελιξία, αναβαθμίζετε την ασφάλεια και κατανέμετε τους πόρους σας σε πιο αποδοτικές εργασίες με θεαματικά αποτελέσματα στην παραγωγικότητα σας.

Τι είναι το Document Management Services

Το Document Management Service είναι η υπηρεσία διαχείρισης των αρχείων και των διαδικασιών της επιχείρησής σας. Εφαρμόζοντας την υπηρεσία έχετε έναν καθημερινό βοηθό που οργανώνει τα αρχεία και κάθε είδους έγγραφα, αυτοματοποιεί διαδικασίες και ροές εργασιών και επιταχύνει τις καθημερινές εργασίες όλου του προσωπικού. Η υπηρεσία βασίζεται στο λογισμικό Therefore™ της Canon.

Τι περιλαμβάνει το Document Management με το Therefore™

Εισαγωγή και ψηφιοποίηση

Όλα τα έγγραφα της επιχείρησής σας κάθε μορφής ψηφιοποιούνται εύκολα και γρήγορα. Ετσι αποκτάτε ένα ψηφιακό, ταξινομημένο αρχείο στο οποίο έχετε εύκολη και ταχύτερη αναζήτηση με άμεση ανάκτηση πληροφορίας σε μορφή χαρακτήρων.

 

Αυτοματοποίηση

Η αυτόματη ειδοποίηση του αρμόδιου για έγκριση, η χρήση ηλεκτρονικής υπογραφής, η εύκολη ανάθεση εργασίας σε χρήστες, η αυτόματη εφαρμογή των δικών σας κανόνων στη διαχείριση μιας εργασίας και η αυτόματη προώθηση ενός workflow στο οποίο συμμετέχουν πολυάριθμοι εργαζόμενοι και τμήματα ταυτόχρονα, είναι μερικά μόνο παραδείγματα όπου η αυτοματοποίηση θα είναι στις υπηρεσίες σας.

 

Πρόσβαση & πλήρη εικόνα

Όλη η πολύτιμη πληροφορία της επιχείρησής σας και ο έλεγχος των σημαντικών διαδικασιών και ροών εργασίας είναι πλέον διαθέσιμες ανά πάσα στιγμή από παντού, δίνοντας σας απεριόριστη ελευθερία όταν εργάζεστε εξ αποστάσεως. Απεριόριστη είναι και η διαφάνεια που έχετε στην επιχείρησή σας μιας και με τα Business Analytics μπορείτε μέσα από αναφορές να δείτε την αποτελεσματικότητα διαδικασιών και εργασιών και να εντοπίσετε πιθανά προβλήματα στη λειτουργία σας.

 

Προστασία αρχείων και πληροφοριών

Με το Document Management μπορείτε να νιώθετε 100% ασφαλείς. Το Therefore™ σας διασφαλίζει ότι το περιεχόμενο της επιχείρησής σας είναι προσβάσιμο μόνο από εξουσιοδοτημένο προσωπικό και σας δίνει τη δυνατότητα να ορίσετε εσείς επιλεκτικές προσβάσεις ανάλογα με τη φύση και το περιεχόμενο μιας εργασίας. Παράλληλα το λογισμικό διασφαλίζει την προστασία από εξωτερικές απειλές και τη δημιουργία των απαραίτητων αντιγράφων ασφαλείας ώστε να λειτουργεί η επιχείρησή σας απερίσπαστα.

Οφέλη

Παραγωγικότητα

 

Οι χειροκίνητες εργασίες ρουτίνας σπαταλούν πολύτιμο χρόνο στο προσωπικό σας. Η οργάνωση και η αναζήτηση αρχείων και πληροφοριών, ο συντονισμός τμημάτων, η εξέλιξη μιας διαδικασίας, το project management, οι εγκρίσεις και άλλες διαδικασίες δημιουργούν πολλές φορές καθυστερήσεις και λάθη που κοστίζουν στην επιχείρησή σας. Με το Therefore™ όλα αυτά γίνονται αυτόματα εκτοξεύοντας την παραγωγικότητα της επιχείρησής σας.

 

Ανταπόκριση

 

Το Therefore™ σας λύνει τα χέρια επιταχύνοντας διαδικασίες και διευκολύνοντας εργασίες και έτσι μπορείτε να ανταποκρίνεστε πιο άμεσα στις ανάγκες των πελατών σας. Εχετε στη διάθεσή σας ένα πολύτιμο εργαλείο που σας δίνει πλήρη ευελιξία, γρήγορη οργάνωση και αυτοματοποίηση διαδικασιών ώστε το προσωπικό σας να ασχολείται πιο αποδοτικά και ουσιαστικά με τα αιτήματα των πελατών σας παράγοντας προστιθέμενη αξία στον οργανισμό σας.

 

Εξοικονόμηση

 

Τι συμβαίνει όταν οι υπάλληλοι δεν σπαταλούν χρόνο σε εργασίες ρουτίνας; Όταν ένας υπάλληλος μπορεί να εξυπηρετήσει καλύτερα και ταχύτερα περισσότερους πελάτες σε λιγότερο χρόνο; Όταν δεν χάνονται αρχεία, έγγραφα και προθεσμίες; Όταν οι υπάλληλοι συντονίζονται άψογα για να ολοκληρώσουν ένα έργο ή ένα project; Όταν έχετε πλήρη εικόνα της αποτελεσματικότητας διαδικασιών και εργασιών και δυνατότητα βελτίωσής τους; Σε όλες αυτές τις περιπτώσεις η εταιρεία σας εξοικονομεί χρόνο και πολύτιμους πόρους που μεταφράζονται σε μείωση κόστους.

 

Ελευθερία

 

Το Therefore™ μεταφέρει ψηφιακά και σας δίνει απεριόριστη πρόσβαση σε όλη την πληροφορία και τις εργασίες της επιχείρησής σας. Παράλληλα προσφέρει πλήρη διαφάνεια και έλεγχο ανά πάσα στιγμή και από οπουδήποτε για την πορεία και την αποδοτικότητα των εργασιών και των projects. Και τέλος αυτοματοποιεί εργασίες και διαδικασίες ώστε εσείς να ασχολείστε με αυτά που έχουν πραγματικά αξία. Αν δεν είναι αυτό ελευθερία, τότε τι είναι;

Ποιούς αφορά;

Το Document Management αφορά κάθε επιχείρηση που διαχειρίζεται αρχεία / έγγραφα και οι ροές εργασίας και ο συντονισμός του προσωπικού είναι σημαντικός για τη λειτουργία της.

 

Οι εργασίες που επιταχύνονται και αυτοματοποιούνται αφορούν όλους τους κλάδους.

  • Η διαχείριση αποδείξεων και η καταχώρηση εξόδων για τους υπαλλήλους γίνεται ευκολότερα και γρηγορότερα.
  • Τα συμβόλαια και τα νομικά έγγραφα που απαιτούν πολλαπλές εγκρίσεις, πρέπει να ακολουθούν προθεσμίες και χρειάζονται ηλεκτρονικές υπογραφές οργανώνονται και διεκπεραιώνονται εύκολα με το Therefore™.
  • Επιπλέον η διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού όπως άδειες, αξιολόγηση, φάκελος προσωπικού και διαδικασία πρόσληψης οργανώνεται και αυτοματοποιείται.
  • Η διαχείριση και ο έλεγχος τιμολογίων και παραστατικών, οι διαδικασίες παραγγελιών, προθεσμιών και προμηθειών οργανώνεται εξαλείφοντας τα λάθη και εξοικονομώντας χρόνο.
  • Η διαχείριση έργων και project οποιουδήποτε είδους που απαιτεί την οργάνωση σημαντικών αρχείων και τον άψογο συντονισμό μεταξύ εργαζομένων και τμημάτων με σκοπό την καλύτερη εξυπηρέτηση του τελικού πελάτη, είτε B2C έιτε B2B, γίνεται εύκολα, γρήγορα, ψηφιακά και με ασφάλεια.

 

Αν κάποια ή περισσότερες από τις παραπανω διαδικασίες αφορούν την επιχείρησή σας τότε το Therefore™ είναι για εσας.

Κλάδοι που χρησιμοποιούν το Therefore™

Κατασκευαστικές εταιρείες

Ναυτιλιακές εταιρείες

Διαφημιστικές εταιρείες

Νομικά γραφεία

Συμβολαιογραφεία

Λογιστικά γραφεία

Συμβουλευτικές εταιρείες

Εταιρείες διαχείρισης προσωπικού

Εμπορικές εταιρείες

Logistics

Λιανεμπόριο

Ιατρικά κέντρα

Εκπαιδευτικοί οργανισμοί

Γιατί OpenSky;

Η OpenSky είναι εξειδικευμένος συνεργάτης της Canon και εξουσιοδοτημένος πάροχος της λύσης του Therefore™ στην ελληνική αγορά. Η γνώση και η εμπειρια της OpenSky στο Document Management εγγυάται τον ιδανικό σχεδιασμό και υλοποίηση της λύσης του Therefore™ στα δικά σας μέτρα. Μέσα από την καθοδήγηση της έμπειρης ομάδας της OpenSky τα αρχεία και οι ροές εργασιών της επιχείρησής σας ψηφιοποιούνται, οργανώνονται και αυτοματοποιουνται ώστε η εταιρεία σας να ξεκινήσει άμεσα τη νέα ψηφιακή εποχή της.

Περισσότερα για το Therefore™

Τα εργαλεία και τα χαρακτηριστικά του Therefore™ είναι αυτά που του επιτρέπουν να διευκολύνει και να επιταχύνει μια πληθώρα διαδικασιών για τις σύγχρονες επιχειρήσεις:

 

Capture: Το εργαλείο Therefore™ Capture είναι αυτό που δίνει τη δυνατότητα να εισάγετε, να καταχωρείτε και να αναζητάτε πληροφορία σε φυσικά έγγραφα που έχουν ψηφιοποιηθεί όπως αποδείξεις, συμβόλαια, τιμολόγια κ.α.

 

Archive: Το φυσικό, ογκώδες αρχείο αποτελεί παρελθόν. Το Therefore™ επιτρέπει τη ψηφιακή αρχειοθέτηση των εγγράφων ενώ μπορείτε να αυτοματοποιήσετε την μετακίνησή του σε φάκελο ή χρήστη.

 

Collaboration: Ποτέ η συνεργασία δεν ήταν πιο εύκολη. Το Therefore™ δίνει απαντήσεις στο ποιός επεξεργάστηκε ένα αρχείο, ποιος πρέπει να δώσει έγκριση, αν το αντίγραφο είναι στην τελευταία του έκδοση και πολλές άλλες.

 

Mobility: Χάρη στην εφαρμογή Therefore™ Go, διαθέσιμη για iOS και Android, έχετε άμεση πρόσβαση με απόλυτη ασφάλεια από οπουδήποτε με το smartphone ή το tablet σας.

 

Portal: Το Therefore™ είναι μια πλήρως διαχειρίσιμη πύλη πληροφορίας στην οποία δίνετε εσείς όποια πρόσβαση θέλετε. Οι εξωτερικοί σας συνεργάτες για παράδειγμα μπορούν να έχουν πρόσβαση μόνο σε αρχεία και φακέλους που εσείς θα ορίσετε.

 

E-Signatures: Το Therefore™ συνεργάζεται με μια σειρά από 3rd party υπηρεσίες ηλεκτρονικής υπογραφής (Adobe Sign, Simple Sign, HelloSign, DocuSign κα) δίνοντας τη δυνατότητα για άμεση και ασφαλή ψηφιακή διεκπεραίωση εγγράφων.

 

Case Management: Μια σειρά από αρχεία και εργασίες συνδέονται μεταξύ τους ανά περίπτωση. Αυτή η σύνδεση είναι εφικτή μέσα από το Therefore™ και σας δίνει τη δυνατότητα ανάκτησης κάθε αρχείου κ διαδικασίας όπως αίτηση αγοράς, απόδειξη παραλαβής, τιμολόγιο κα.

 

E-Forms: Η συλλογή πληροφοριών από υπαλλήλους ή πελάτες δεν ήταν ποτέ πιο εύκολη με τα e-forms που είναι είναι δυναμικές φόρμες συλλογής στοιχείων πλήρως αξιοποιήσιμων στο οικοσύστημα πληροφοριών σας.

 

Save & Secure: Το Therefore™ εξασφαλίζει τα δεδομένα σας από επιθέσεις και απειλές και ευθυγραμμίζεται με τα πιο ισχυρά πρότυπα ασφαλείας, όπως OWASP, NIST and OSSTMM.

 

E-Mail: Με τη χρήση της εφαρμογής Microsoft Exchage, το Therefore™ κάνει εφικτή την αυτόματη αποθήκευση και αρχειοθέτηση των e-mails με βάση τους κανόνες που εσείς καθορίζετε.

 

Integration: Μέσα από το API του Therefore™ γίνεται εφικτή η συνεργασία του με λογισμικά τρίτων. Ετσι το σύστημα ERP ή CRM της επιχείρησής σας μπορεί να επικοινωνεί με το Therefore™  δημιουργώντας έτσι απεριόριστες δυνατότητες.

Cloud: Οι επιλογές δεν σταματούν με το Therefore™. Αν τα αρχεία και οι πληροφορίες σας δεν επιθυμείτε να βρίσκονται στον server σας τότε με το Therefore™ Online αποθηκεύετε τα δεδομένα σας στο cloud και έτσι τα έχετε ανά πάσα στιγμή διαθέσιμα και ασφαλή μέσω του Microsoft Azure και τη χρήση κέντρων δεδομένων σε όλο τον κόσμο.

Workflow: To Therefore™ Workflow είναι αυτό που μετατρέπει μια διαδικασία και μια ροή εργασίας σε ψηφιακή δίνοντας σας απόλυτο έλεγχο σε κάθε βήμα, ευελιξία και ταχύτερη και αποτελεσματικότερη διεκπεραίωση.

 

Business Analytics: Πόσος χρόνος απαιτείται στην εταιρεία σας για μια εργασία; Πόσες φορές γίνεται μια διαδικασία για να ολοκληρωθεί ένα project; Ποια τμήματα είναι πιο αποδοτικά και ποια χρειάζονται υποστήριξη; Εχετε την πλήρη εικόνα της εταιρείας σας με τα Business Analytics του Therefore™.

 

 

Το Therefore™ αναδείχθηκε “ECM Industry Leader” για το 2022

Ο οργανισμός SoftwareReviews αναδεικνύει κάθε χρόνο την καλύτερη πλατφόρμα διαχείρισης ηλεκτρονικού περιεχομένου (Electronic Content Management) ή αλλιώς Document Management.To 2022 το Therefore™ κατέλαβε την 1η θέση παγκοσμίως αποδεικνύοντας το πόσο έχει συμβάλλει στην βελτίωση της λειτουργίας πολυάριθμων εταιρειών σε πολλές χώρες.

 

 

Case studies

Διαβάστε για όλες τις επιτυχημένες εφαρμογές του λογισμικού Therefore™  σε επιχειρήσεις σε όλο τον κόσμο.

https://therefore.net/case-studies/